[MCY #9] Borrado de Contactos en SFMC by Yeraldine Martinez

Category: Newsletter Tags: Automation Studio, Marketing Automation Post Date: 30-04-2024

[MCY #9] Borrado de Contactos en SFMC

En el dinámico mundo del marketing digital, mantener una base de datos limpia y actualizada es crucial para el éxito de las campañas🎯.

Por eso, en esta edición, abordaremos la importancia del borrado de contactos en Salesforce Marketing Cloud (SFMC) y cómo esa limpieza puede beneficiar a tu estrategia de marketing.

¿Por qué borrar contactos en SFMC?

Sabiendo lo costoso que resulta obtener datos de un cliente (o potencial), pensar en borrar esos datos podría parecer una locura🤪.

Sin embargo, existen unas muy buenas razones para hacerlo:

🟣 Evitar superar el limite de contactos contratados en SFMC.

🟣 Optimizar el consumo de Super Mensajes y el performance, al disminuir la cantidad de contactos en nuestra base.

🟣 Incrementar la efectividad de las campañas, al tener los contactos de mejor calidad. Y por transitividad mejorar el análisis y entregabilidad de las mismas.

Seleccionar contactos candidatos a borrar

Seguramente ahora te estarás preguntando: ¿cómo sé qué contactos debo borrar?

No es una pregunta fácil de responder, porque estos criterios suelen ser diferentes para cada implementación de SFMC. Dependerán de la industria, el modelo de negocio, el licenciamiento disponible y variables propias de cada negocio.

No obstante, la experiencia me permite darte una lista con algunos criterios que funcionan en la mayoría de casos:

Contactos que ya no existen en tu modelo de datos principal (asumiendo que la instancia no está integrada a Salesforce CRM).
Contactos que no existen o están filtrados en las extensiones de datos sincronizadas con Salesforce CRM (asumiendo que la instancia está integrada a Salesforce CRM).
Contactos que no puedas contactar:
- Que presentan rebotes duros (hard bounces).
- Direcciones que evidentemente son de prueba o falsas.
- Contactos sin información de canal (es decir, sin email, móvil, o número de teléfono).
Finalmente, los contactos no comprometidos. Esos contactos que tienen años en la base pero que hace equis cantidad de tiempo no dan ninguna respuesta de vuelta (apertura, clic, compras, etc). Para este grupo de contactos si recomiendo que haya una conversación con el negocio y puedan definir en conjunto los mejores parámetros de selección.

Maneras de iniciar el borrado de contactos en SFMC

Existen dos formas de iniciar el borrado: de forma manual o vía API.

Borrado Manual de contactos en SFMC:

Ideal para aplicar borrados donde se requiere tener un control visual del proceso o si quien lo va a aplicar tiene poco conocimiento de los lenguajes de desarrollo de SFMC.

Ve a la unidad de negocio padre.
Ve a Audience Builder > Contact Builder
Haz click en el icono de papelera
Selecciona opción de borrar contactos desde Extensión de datos
Selecciona la extensión de datos y confirma.

¡Listo!

Borrado de contactos en SFMC usando API:

Ideal para aplicar borrados recurrentes, ten en cuenta que con esta modalidad si se requiere de conocimientos técnicos más avanzados. Pues para este caso, usamos un servicio mediante API REST que proporciona Salesforce, con el que podemos implementar borrado de contactos automatizados.

Lo primero que necesitas es crear un Installed Package para gestionar los permisos y accesos a la API.

Luego, con el mismo método API, tienes 3 maneras para gatillar el borrado, según los parámetros que le indiquemos.

1. Borrado por Contact ID

Servicio:

{REST_Base_URL}/contacts/v1/contacts/actions/delete?type=ids

Body:

{
«values»: [1111111, 22222222],
«deleteOperationType»: «ContactAndAttributes»
}

2. Borrado por Contact Key

Servicio:

{REST_Base_URL}/contacts/v1/contacts/actions/delete?type=keys

Body:

{
«values»: [«Key1234», «Key5678»],
«deleteOperationType»: «ContactAndAttributes»
}

3. Borrado mediante una extensión de datos

Servicio:

{REST_Base_URL}/contacts/v1/contacts/actions/delete?type=listReference

Body:

{
«deleteOperationType»: «ContactAndAttributes»,
«targetList»: {
«listType»: { «listTypeID»: 3 },
«listKey»: «ExternalKey_ExtensionDeDatos»
},
«deleteListWhenCompleted»: false,
«deleteListContentsWhenCompleted»: true
}

Para todas las variaciones:

El método de llamada es de tipo POST
Content-Type es igual application/json
Tipo de autenticación es usando el header Authorization: Bearer {TOKEN}

¿Cómo funciona el borrado de contactos en SFMC?

El proceso ocurre en 3 etapas

1. Solicitud o iniciación del borrado (Manual o vía API).

2. Periodo de supresión. Este tiempo por defecto es de 2 días, pero es configurable. Durante este tiempo la plataforma oculta y/o bloquea a los contactos.

3. Borrado físico o final de todos los datos de los siguientes módulos:

Extensiones de datos enviables
Listas
Journeys
Automations
Einstein
Data Views
Tracking

Ten en cuenta que el borrado de contacto es un proceso IRREVERSIBLE. Es decir, una vez aplicado no hay manera de recuperar la información del contacto.

Caso de Uso de borrado de contactos en SFMC

Contexto de este caso

Es una instancia con múltiples unidades de negocio hijas y queremos aplicar el borrado en una de esas unidades hijas.

Criterios de borrado

Solo queremos borrar aquellos contactos que:

Existen en la unidad de negocio A.
La unidad de negocio A no es la unidad de negocio padre de la instancia.
Tenemos una fecha de creación del suscriptor para el canal email (Data View _Subscribers).
El contacto no está en la extensión de datos principal del modelo de datos de la unidad de negocio A.
El contacto fue creado hace más de 90 días.

Pasos para la automatización

Crear una lista de tipo Mobile en All Contacts con el filtro que se muestra en la imagen, para tener la lista de todos los contactos que existen en la instancia.

Esta será útil para acceder a los contactos de forma actualizada cada que se ejecute el proceso de borrado.

Crearemos un automation con la siguiente estructura:

Actualización de la lista filtrada.
Obtención mediante query de la fecha de creación como suscriptor de cada contacto, que será guardado en una DE de nombre
Verificaremos mediante query cuales son lo contactos que si podemos borrar. Aplicando los filtros que la fecha de creación sea mayor a 90 días y que dicho contacto no está presente en la Base de datos principal de esa unidad de negocio (BU).
El borrado de contactos solo podemos aplicarlo desde la BU padre, por lo que haremos un copia de los contactos seleccionados a una Extensión de datos compartida en la BU Padre.
Finalmente, usaremos un script en SSJS + los servicios de la API REST para iniciar el borrado.

[ Tip ] Puedes agregar el automation un query activity para unir otras bases de contactos que quieras excluir del borrado y que alimenten a la DE de base principal.

Query ejemplo:

SELECT DISTINCT x.SubscriberKey
FROM (
SELECT atributoX as SubscriberKey
FROM TU_BBDD_principal1

UNION
SELECT atributoY as SubscriberKey
FROM TU_BBDD_principal2

UNION
SELECT atributoZ as SubscriberKey
FROM TU_BBDD_principal3 WHERE atributoN = ‘abc’
) x

[NOTA] Debes ajustar el proceso al contexto de tu instancia y los criterios que hayas definido con el negocio, para evitar borrar contactos erróneamente.

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Consideraciones antes de ejecutar el borrado de contactos

Utiliza la segmentación adecuada: Antes de borrar contactos, asegurate de estar seleccionando a aquellos que realmente deben ser eliminados. Haz las pruebas y comprobaciones necesarias hasta sentir la confianza de iniciar el proceso.
Si tienes contactos de los que no estás seguro de borrar, ¡no lo hagas! Recuerda que no es reversible.
Respalda los datos: Antes de realizar cualquier acción de borrado, asegúrate de que tu proceso almacene algún registro de cuales contactos serán afectados, por si en algún momento necesitaras esa trazabilidad.
Los procesos de envíos, importaciones y/o automatizaciones prevalecen sobre el borrado de contactos en SFMC. Por lo tanto, el tiempo que se toma la plataforma entre el periodo de supresión y el borrado final, puede variar entre horas y días.
Para mejorar el tiempo de respuesta en procesos de borrado de contactos, te recomiendo dividir los lotes en varias solicitudes de menor tamaño y esperar algunos minutos entre el envío entre las solicitudes.
También puedes revisar otras buenas prácticas que recomienda Salesforce.

Y ahora, prepárate para maximizar el potencial de tu base de contactos y mejorar la efectividad de tus campañas de marketing😁

Cuéntame, ¿has hecho un borrado de contactos en SFMC?

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